Categorie: Het begint met overzicht

ICT is zo verweven in de moderne bedrijfsvoering dat elke bestuurder zich erin moet verdiepen. Dat wordt ze echter niet makkelijk gemaakt. Architecten verwarren besturen met simplificeren en voorzien bestuurders van abstracte informatie en vage keuzemogelijkheden. De vraag is wat bestuurders moeten met platen vol principes, logische domeinen, informatiefuncties en lagen. Wat heb je daaraan als je moet beslissen over een miljoeneninvestering in een nieuw systeem? Of als je in de krant leest dat de informatievoorziening op instorten staat?

Dan heb je meer aan daadwerkelijk inzicht in de échte informatievoorziening van een organisatie. Wat zijn de belangrijkste systemen? Hoe hangen die samen? Waar zitten de knelpunten en de risico’s? Een goed overzicht van het huidige ICT-landschap geeft bestuurders antwoorden op zulke vragen en helpt hen besturen. Sowieso begint goede architectuur in het bestaande; overzicht over het huidige ICT-landschap is ook om andere redenen cruciaal. Bepaling van een bedrijfsvisie, het opstellen van een ICT-strategie, impactanalyse voor geplande veranderingen, consolidatieprogramma’s na overnames en fusies: het zijn voorbeelden van situaties waarbij bestaande ICT-systemen een sleutelrol spelen en waarbij overzicht dus hoognodig is.

Verrassend vaak ontbreekt dit overzicht – zeker op het niveau van de beslissers, maar ook bij architecten. Met een Excelsheet met de 600 in beheer zijnde applicaties – van Acrobat Reader tot en met de primaire bedrijfssystemen – is niet voldoende aandacht besteed aan het huidige landschap. Wee de architect die niet op een whiteboard een zinnige schets van het applicatielandschap en de knelpunten daarin kan maken.

Vanaf grote hoogte lijkt alles op elkaar. En als alles op elkaar lijkt, dan kan het mooi op dezelfde manier geautomatiseerd worden.

De overheid kent verschillende soorten uitkeringen toe – volgens verschillende verzekeringen en regelingen; dat zijn toch dezelfde dingen? Iedere GGD heeft vergelijkbare taken, kunnen ze dan ook niet dezelfde systemen gebruiken? En alle producten van een verzekeringsmaatschappij, kunnen die niet ook op dezelfde manier geautomatiseerd worden?

Op architectuurniveau lijken dit redelijke aannames. Abstract gezien is het wáár dat alle vergunningsprocessen bestaan uit een intake-, beoordelings- en toekenningsstap. Of dat een applicatielandschap moet voorzien in gebruikersinterfaces, diensten, orkestratie en gegevensopslag.

In de praktijk leidt deze manier van denken tot spectaculaire mislukkingen. Wat op papier gelijk leek, blijkt in de werkelijkheid soms fundamenteel verschillend. Omdat het om totaal andere aantallen gaat. Of om andere gebruikersgroepen, of om heel specifieke (wettelijke) eisen of andere gewenste kwaliteitseigenschappen.

Architectuur gaat over essenties en architecten moeten zich niet met alle details bemoeien. Maar sommige details doen er wel degelijk toe en kunnen zelfs tot op het hoogste niveau de haalbaarheid van automatiseringsprojecten bepalen. Sommige details zijn essentieel. Maar om welke details gaat het dan precies? Met denken alleen is dat moeilijk te bepalen, daarvoor moet je de praktijk in en ervaren hoe het in werkelijkheid zit.

Hoog vliegen mag, maar alleen met zeer regelmatige tussenlandingen.

In veel organisaties is het IT-landschap net een eilandengroep: een stel losse applicaties en gegevensverzamelingen die apart beheerd worden. Ook het eigenaarschap en de regie worden afzonderlijk geregeld met investeringen in geïsoleerde oplossingen en te weinig aandacht voor samenhang als gevolg. Koppelingen zijn de lelijke stiefkinderen waar niemand voor wil zorgen en waarover ruzie ontstaat. Veranderingen in het landschap resulteren in een hagelbui aan projectjes, soms samengebald in programma’s, die elkaar in de weg zitten en tegenwerken.

Maar informatie laat zich niet isoleren, die stroomt door de gehele organisatie. In een landschap hebben lokale veranderingen altijd gevolgen elders. Wanneer een onderwijsinstelling de studentenadministratie vervangt, moeten ook werkprocessen worden vernieuwd. De digitale leeromgeving, het ouderportaal, roosterprogramma’s en andere applicaties moeten worden aangepast en autorisaties opnieuw ingesteld.

Door het landschap te beschouwen als één, samenhangend systeem, kan op het geheel worden gestuurd en ontstaat grip op veranderingen. Daarvoor is overzicht en inzicht cruciaal: wat is er in huis aan functionaliteit, data en infrastructuur? Hoe hangt alles samen? Hoe lopen processen en waar wordt informatie gecreëerd, gedeeld en gebruikt?  Een architect zet IT-landschapsfoto’s in om dat overzicht te creëren en gedeelde belangen te tonen.

Om richting te kunnen geven moet ook het eigenaarschap die samenhang tonen. Als er niet één eigenaar kan zijn, een CIO bijvoorbeeld, dan is een constructief beraad van eigenaren nodig. Dat er af en toe een grensconflict wordt beslecht, is normaal. Maar eilandjes die elk in splendid isolation proberen te bestaan, dat is een achterhaald idee.

Kiezen is moeilijk, zeker als je niet zeker weet hoe de toekomst eruit ziet. Grote lijnen zijn makkelijk te tekenen, maar goede keuzes vergen inzicht in de werkelijke situatie, de echte wereld. In die wereld doen details ertoe, althans, sómmige details. En daarbij gaat het vaak om aantallen, om getallen.

Als je niet naar de getallen kijkt koop je als productiebedrijf zomaar een hoog-beschikbare, fault-tolerant business-to-business oplossing met speciale tooling waar per dag maar honderd orders doorheen blijken te gaan. En dat zullen er ook nooit meer worden omdat de hoeveelheid ketenpartners inherent klein is.

Getallen helpen om richting te geven aan de architectuur: waar zitten echte problemen, waar lopen we risico, waar kunnen we impact hebben en waar doet het er niet echt toe. Als we een systeem in de lucht moeten houden voor de administratie van tien oud-klanten, dan zetten we het uit. Als het realistisch is dat er tweeëneenhalf miljoen gebruikers gaan stemmen, moeten we uitkijken.

Architecten vergeten soms te kijken naar de getallen. De droom van een mooi doel kan het zicht op de werkelijkheid doen verbleken. Zorg er daarom voor dat de relevante getallen inzichtelijk worden voor alle partijen – bijvoorbeeld in landschapsfoto’s. Doe inspiratie op uit atlassen – daar staan ook relevante getallen in die ons helpen de wereld te duiden. Soms in de vorm van een legenda, soms in de vorm van themakaarten die, bijvoorbeeld met kleuren, getallen relateren aan een bekend wereldbeeld.